Monitoramento regulatório

O desafio de transformar volume em decisão

O ambiente regulatório, seja no Brasil, América Latina ou qualquer outra parte do mundo, é marcado por alto volume de informações, distribuídas entre múltiplas fontes de informação. Para equipes de assuntos regulatórios, isso significa ler diariamente centenas de documentos, sejam publicações oficiais, relatórios internos, e-mails, planilhas etc. 

Nesse contexto, o profissional de assuntos regulatórios precisa identificar com alta precisão riscos e até oportunidades, cujo custo da não captura pode significar perdas na casa dos milhões de reais ou dólares, se o erro não inviabilizar uma operação completamente. Logo, conseguir identificar o que realmente importa, priorizar riscos e agir com velocidade é o objetivo central das áreas regulatórias.

Contudo, nos últimos anos, o volume de novas regulamentações cresceu significativamente. Esse aumento é impulsionado por pressões políticas, sociais e ambientais, além da maior velocidade na circulação de informações proporcionada pela internet e pela redução dos custos de produção documental com o uso de inteligências artificiais.

Apesar disso, o número de profissionais nas equipes regulatórias não acompanhou esse ritmo. Como resultado, essas áreas se tornam cada vez mais vulneráveis a erros, enquanto os profissionais enfrentam uma pressão constante que pode levar ao burnout.

A solução para o problema gerado pela tecnologia não é o aumento da mão de obra ou horas de trabalho. Precisamos colocar tecnologia para voltar a balancear este jogo novamente.

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1. Por que o modelo manual deixou de ser suficiente

Um bom processo de monitoramento envolve manter os seguintes processos funcionando:

• Leitura total de todos os documentos que passaram pelo filtro de relevância. 
• Análise padronizada dos documentos por meio de checklist sólido feito por profissionais fluentes na estrutura de negócios da organização. 
• Comunicação rápida e concisa de novas informações para todas as partes que precisam tomar conhecimento das informações. 
• Composição e manutenção constante dos filtros de relevância baseados nas alterações das estruturas de publicação dos órgãos públicos e objetivos da organização.

Quando o volume de informações era menor, mais lento e as regulamentações mais simples, um time de tamanho até 20 pessoas, a depender da organização, conseguia manter um passo equilibrado.

Porém, atualmente, manter uma leitura total de todos os documentos é cada vez mais difícil. É comum encontrar times com milhares de e-mails não lidos acumulados em pouco tempo como sintoma mais explícito. E treinar novos profissionais para realizar a leitura e análise de forma padronizada pode levar meses. Logo, em cenários de alta rotatividade de profissionais, aumenta-se significativamente o risco de informações serem perdidas durante a transição. 

Sumarizar informações para comunicação rápida também se tornou mais desafiador. É preciso um poder de síntese cada vez maior para o leitor identificar o que é relevante em poucos minutos e a comunicação seja efetiva.  

Além disso, acompanhar as estruturas governamentais e os objetivos da organização, transformando essas informações em critérios de relevância, não é uma tarefa simples e exige fluência.

Leia também nosso artigo Monitoramento automatizado de licenças ambientais pelas instituições financeiras.

2. A automação de processos regulatórios é urgente

Em síntese, podemos dizer que o modelo manual cria 3 gargalos principais no monitoramento regulatório:

1. Cada e-mail, relatório ou qualquer outro documento com leitura atrasada esconde um potencial risco que pode se transformar em dano sem possibilidade de contorno.

2. Para aqueles documentos analisados, riscos passam despercebidos ou incorretamente priorizados devido a falhas nos padrões de análise, seja por inexperiência do analista ou erro humano por sobrecarga de trabalho.

3. Riscos comunicados, mas de forma complexa ou extensa, aumentam a insensibilidade sobre informações dos profissionais de outras áreas perante as informações encaminhadas pelos profissionais da área regulatória, logo, riscos podem ser incorretamente avaliados ou avaliados com atraso. 

A consequência prática? Time regulatório vira “apagador de incêndio” em vez de agir de forma pró-ativa, jogando o time para uma espiral negativa, onde cada incêndio, consome tempo de ação preventiva, que consequentemente gera mais incêndio futuro.

3. Como a Sigalei pode ajudar?

Mais do que nunca, é necessário que a área de controle regulatório das empresas deixe de apenas concentrar notificações e evolua para transformar a complexidade regulatória em insights acionáveis, promovendo maior rastreabilidade, comunicação integrada e governança eficiente.

Há 10 anos no mercado, a Sigalei vem desenvolvendo tecnologias avançadas para atender, de forma estruturada, a cada um dos processos mencionados.

Processo 1: Leitura total de todos os documentos que passaram pelo filtro de relevância.

Sabemos que, hoje, é impossível ler todos os documentos por um ser humano. Logo, desenvolvemos agentes de inteligência artificial que fazem a primeira leitura completa de todos os documentos, separando aqueles que tocam pontos críticos para a organização que precisam de uma análise atenta. 

Aqui, a depender da operação da empresa, estamos falando de uma redução de mais de 95% da carga de leitura diariamente com facilidade.

Processo 2 - Análise padronizada dos documentos mediante checklist feito por profissionais fluentes na estrutura de negócios da organização.

Para padronizar a análise, desenvolvemos uma tecnologia onde a inteligência artificial opera a partir de etapas rigorosamente definidas e validadas pelo time regulatório. À medida que esses critérios são atualizados com base em novas demandas ou mudanças no cenário, o processo se mantém consistente, mesmo diante de uma alta rotatividade da equipe.

Além disso, os profissionais que assumem novas funções conseguem compreender rapidamente o racional de seleção, já que o sistema explicita os critérios utilizados em cada decisão.

Processo 3 - Comunicação rápida e concisa de novas informações para todas as partes que precisam tomar conhecimento das informações.

A Sigalei gera relatórios altamente personalizados para diferentes perfis de leitura, mesmo ao sintetizar grandes volumes de informação. Isso é possível porque os agentes de IA são orientados a estruturar o conteúdo a partir de perspectivas específicas, traduzindo a linguagem regulatória para o contexto técnico de cada público.

Como resultado, há uma redução significativa do esforço cognitivo e, consequentemente, dos erros decorrentes de interpretações inadequadas.

Processo 4 - Composição e manutenção constante dos filtros de relevância baseados nas alterações das estruturas de publicação dos órgãos públicos e objetivos da organização.

A Sigalei atua como um repositório estruturado das regras de negócio, centralizando as diretrizes de monitoramento de órgãos públicos e os objetivos estratégicos da organização.

Além disso, conta com especialistas dedicados a acompanhar as mudanças na forma como os órgãos públicos estruturam e publicam seus dados e documentos, reduzindo a necessidade de o time interno monitorar continuamente essas alterações.

Vale a pena conferir também o artigo Agente de Relatórios da Sigalei: automatize análises com IA confiável.

Conclusão

É consenso que o monitoramento é peça central de um regulatório proativo. No entanto, poucas organizações conseguem manter, com consistência, todos os processos envolvidos operando em alto nível. Isso porque vivemos um momento de transição: muitas equipes ainda atuam com lógicas da era pré-internet, em pleno contexto da revolução da inteligência artificial. Essa equação já não se sustenta e seus impactos são cada vez mais evidentes.

Nesse cenário, a Sigalei se posiciona como parceira na estruturação de um novo modelo, no qual o excesso de informação dá lugar à inteligência aplicada e vantagem competitiva. 

Assim, a área regulatória deixa de ser vista como centro de custo e passa a atuar como vetor de desenvolvimento de negócios. Afinal, a sustentabilidade e a lucratividade das indústrias estão diretamente ligadas à regulação, tornando a área regulatória uma das protagonistas nas decisões estratégicas das organizações.

Solicite sua demonstração baseada em um fluxo real do seu mercado e descubra como a Sigalei pode orquestrar seus processos regulatórios com segurança e rastreabilidade.